経理で発生する取引先の請求書、領収書、見積書、通帳記帳などはどうしても後回しになりがちです。今業務が忙しいから、ひと山越えて余裕のある時間ができたら後でまとめ経理作業を開始しようと思って、ひとまず、これらの経理書類を机や書棚の奥に隠してしまいがちです。やってしまいがちな落とし穴と言えるでしょう。
その後、忙しさのピークを越えて、余裕ができたときにはたして経理資料をみかえしますでしょうか。
その時には、書類があったことさえを忘れてしまい、または、別の仕事に追われているかもしれません。そして、決算時期になって急いでその資料を探し始めるといったことはよくある光景です。
もちろん、後日、落ち着いて処理しても問題ないものもありますが、これらの書類を有効に期限までに処理していく必要な場合もあります。そのためには例えば、それが次のような手段が考えられます。
(分別による整理手法)
書類の整理で必要な業務の一つが適切に分別することです。経理で発生する書類の一つ一つを分別していくのです。
・ 「最優先」の分類とは、とても重要な書類で、すぐにでも確実に時間をかけて処理すべきもの。
・ 「優先」の分類は、当面の間保管しておいてもよいが、できるだけ早めに処理するもの。
・ 「通常」の分類は、即時に経理処理する必要のないもの。
この3つの分類づけにより、経理書類を分別して最優先と優先のみを取り出し別に保管し、通常ランクの書類は、通常ランク向けの書棚に保管しておきましょう。これによって、適時にに書類の分類できて、やるべき経理処理の対象資料が明確になります。
(領収書は日付順)
経理でよくでてくるのが、物を買ってきたときにもらう領収書です。人の記憶で最も覚えやすいのは時間軸に沿ってものごとを整理するといった説もあります。
したがって、領収書の整理も、日付順にノートに糊付けして並べましょう。重要なことはノートのページの下から順に日付、金額、取引先がわかるように整理管理していくことです。
このように管理してしておくことで、後日、ノートを見返す時にもすぐにに把握、管理することができます。
上記の経理書類の山の整理ができてしまえば、次は記帳をしてみましょう。記帳を行うには、簿記のスキルが必要になります。この知識を習得するには、ある程度の簿記の勉強が必要になります。市販の簿記の参考書を開いてみるのも良いでしょう。
最近の会計ソフトは、サポート機能が充実しており、簿記の知識を十分に有してなくても、ヘルプ機能で自動入力できるフォームを標準装備しているものも発売されています。
まずはこれらのすぐれた会計ソフトのを使ってみるのも良いかもしれません。。
会計ソフトを使用すれば、様々な会計帳簿を自動で生成してくれるものもあります。紙ベースで手書きで帳簿を作成していくよりスピーディーにできるので、会計ソフトを有効活用するのがおすすめです。
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